Die Spinne im Netz – Im Einkauf werden viele organisatorische Defizite sichtbar!

Ein Unternehmen ist ein komplexes Konstrukt bestehend aus Mensch, Struktur und Kultur. Der Einkauf ist ein Bereich, in dem viele Fäden zusammenlaufen. Das macht die Tätigkeit auf der einen Seite sehr reizvoll, auf der anderen Seite auch sehr herausfordernd. Der Einkauf hat Schnittstellen zu fast allen Bereichen im Unternehmen. Anders ausgedrückt, ist der Einkauf die Spinne im Netz in Ihrer Wertschöpfungskette.

Dieses sehe ich als großen Vorteil für die Organisationsentwicklung an. Treten im Einkauf Störungen auf, können diese zum einen aus dem eigenen Bereich resultieren oder zum anderen auf Defizite in der Gesamtorganisation hindeuten. Da sich diese Störungen unmittelbar negativ auf die Wertschöpfung auswirken, ist es zu empfehlen, aktiv zu werden und die Organisation von hier aus zu verbessern.

Wenn Ihr Einkauf nicht in seine volle Wirksamkeit kommt, dann kann dies damit zusammenhängen, dass die Unterstützung durch die Organisation nicht ausreichend ist.

Hier nur ein paar Beispiele:

• Ihre Lieferanten haben sehr viele Rückfragen zur Anfrage:

Die Gründe dafür können vielfältig sein, aber ein möglicher Grund dafür können unvollständige oder fehlerhafte Spezifikationen (Lastenheft, Zeichnungen, etc.) sein. Sollte dies der Fall sein, dann lässt das auf eine unzureichende Vorarbeit schließen. Diese Rückfragen führen zu mehreren Angebotsrevisionen und zu einer sehr zeitaufwendigen Anfragephase, welche Ressourcen bindet. Diese Rückfragen lassen sich durch eine gründlichere Spezifikation vermeiden. Die Vorarbeit in fehlerfreie Anforderungsunterlagen ist wesentlich für eine gute Beschaffung. In diesem Fall ist evtl. die Schnittstelle zur Technik weiterzuentwickeln.

• Die Einbindung des Einkaufs erfolgt zu spät:

Eine späte Einbindung weist in vielen Fällen auf organisatorische Schwachstellen hin. Das führt dazu, dass dem Einkauf zu wenig Zeit für eine gründliche Marktrecherche, Benchmarking, Verhandlungen etc. bleibt. Mit der späten Einbindung setzt sich ein Projekt selbst unter Druck, welchen im schlimmsten Fall auch der Endkunde zu spüren bekommt. Damit der Einkauf gute Ergebnisse erzielen kann, müssen einige Schritte gründlich bearbeitet werden. Dies beansprucht eine gewisse Zeit. „Early Involvement“ ist somit für den Einkauf von hoher Bedeutung. Durch Adhoc-Anfragen bleibt viel Potential auf der Strecke. Hier lohnt es sich beispielsweise, die Schnittstelle zum Projektmanagement mal genauer zu untersuchen.

• Planzahlen für zukünftige Bedarfe sind unzureichend oder nicht vorhanden:

In die Zukunft schauen kann natürlich niemand. Jedoch ist eine Planung des zukünftigen Absatzes und des Beschaffungsbedarfs von mindestens zwölf Monaten für die strategische Arbeit wichtig. Sie unterstützen Ihren Einkauf, indem dieser in die Absatzplanung eingebunden wird. Kann sich der Einkauf bei Verhandlungen (z.B. von Rahmenverträgen) nur auf vergangenheitsbezogene Verbräuche beziehen, sind Nachverhandlungen vorprogrammiert. In diesem Fall sind die Schnittstellen zu Vertrieb, Marketing, Produktion und/oder Logistik genauer zu betrachten.

Das sind nur drei Beispiele, die einen Ausblick darauf geben, wie wichtig die Unterstützung der gesamten Organisation für den Einkauf ist.

Leichter kommen Sie nicht an Ihr Geld.  Es lohnt sich, das Potential der gesamten Organisation voll auszuschöpfen.

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Bleiben Sie neugierig und lesen meinen nächsten Artikel zur Themenreihe EK-OE: [3/7] Die Zukunft gemeinsam mit dem Einkauf zu gestalten, hat gute Gründe!

Herzliche Grüße

Markus Kruse 

Ich bin systemischer Organisationsberater und starte gerne aus dem Einkauf. Viele Jahre habe ich selbst als Einkaufsleiter gearbeitet und kenne die Herausforderungen und Potentiale. 

„Was ich berate, habe ich selbst erlebt!“ 

Gemeinsam mit dem Einkauf haben Sie das Potential Ihr gesamtes Unternehmen weiterzuentwickeln. Viele Prozesse laufen im Einkauf zusammen und Sie haben einen repräsentativen Moment in der Wertschöpfungskette. 

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