Einkauf kann auch agil!

Agilität ist in aller Munde. Bei agilen Organisationen denken wir schnell an selbstorganisierte Teams, Kundenfokus und verteilte Verantwortung. Agile Umgebungsbedingungen zeichnen sich durch Komplexität, Dynamik und Intransparenz aus. Doch was bedeutet das für den Einkauf? Wie kann der Einkauf seinen Beitrag in einer agilen Organisation leisten?

Wie wir wissen sind regelmäßige Änderungen in dem Anfrageprozess für einen Einkäufer eher nachteilhaft. Welche Möglichkeiten haben Einkäufer und Einkaufsorganisation sich darauf vorzubereiten, sodass die agile Organisation über die gesamte Prozesskette im Unternehmen erfolgreich funktioniert?

In der Praxis wird die bestehende Aufbauorganisation meist mit einem agilen Organisationsansatz verknüpft. D.h. Mitarbeiter sind in der Linie organisiert und arbeiten in agilen Projekten mit. Gerne wird dafür das Scrum Framework hinzugezogen. Scrum ist in dem Zusammenhang das meistverbreitete Rahmenwerk. Zudem ist die Erweiterung mit Kanban sehr beliebt.

So unterstützt der Einkauf eine agile Organisation:

Automatisierung der operativen Prozesse! Das Aufgabenfeld des Einkäufers wird sich in einer agilen Organisation erweitern. Damit Sie sich darauf konzentrieren können, sollten Sie operative Aufgaben automatisieren und digitalisieren. Operative Aufgaben tragen nicht zur Wertschöpfung bei, sind jedoch für den Prozessablauf notwendig. Wenn die Zeit knapp wird, werden diese den strategischen Aufgaben vorgezogen, was eine Ablenkung zur Folge hat, die abgestellt werden muss.
Lieferantenmanagement intensivieren! Lieferanten müssen noch enger als sowieso schon geführt werden. Regelmäßige Kommunikation mit den Lieferanten ist wichtig, damit diese ebenso schnell auf Änderungen reagieren können wie z.B. ihr Scrum Team. Hierfür benötigen Sie Lieferanten, die in der Lage sind, Ihrer Arbeitsweise zu folgen und mit denen Sie genaue Vereinbarung über die Art und Weise der Zusammenarbeit abschließen können.
Der Einkäufer in agilen Organisationen benötigt ein neues bzw. erweitertes Skillset. Er wird sich verstärkt mit Fragestellungen Rund um seine Materialgruppe beschäftigen müssen, z.B. wie entwickelt sich der Beschaffungsmarkt oder welche Technologietrends gibt es. Wenn Produkte agil entwickelt werden dann braucht es Einkäufer, die wissen was der Markt zu liefern im Stande ist. Der Einkäufer muss in den Sprints das Entwicklerteam kompetent auf Augenhöhe beraten und dafür braucht es dieses vertiefte Know-how. Damit einhergehend erhöhen sich die interne und externe Kommunikation für den Einkäufer.

Dies sind nur drei Aspekte, wie sich der Einkauf weiterentwickeln muss. Ich schreibe bewusst „muss“ und nicht „kann“. Aus meiner Sicht sind diese drei Aspekte elementar und zwingend erforderlich. Was nützt eine agile Organisation, wenn die gewonnenen Vorteile am Ende wieder verloren gehen? Die gesamte Wertschöpfungskette muss inklusive der Lieferanten eingebunden und „agilisiert“ werden.

Agile Organisationsformen und Methoden haben sich durchgesetzt. Daher ist es wichtig, dass sich alle Unternehmensbereiche darauf einstellen und sich auf die Anforderungen der Zukunft vorbereiten.

Und hier noch ein Impuls zum Abschluss: Was denken Sie darüber, Ihren Einkäufer als Scrum Master positionieren? Early-Involvement und die Einhaltung der Methodik sind für den Einkauf im eigenen Interesse und von hoher Bedeutung. Durch die Positionierung als Scrum Master können diese Anforderungen gut erfüllt werden. Produkt Owner und Development Teams können sich auf die Produktentwicklung konzentrieren und der Einkauf ist bestens vorbereitet für die Beschaffung bei externen Lieferanten.

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Das war der siebte und somit letzte Artikel der siebenteiligen Artikelserie zum Thema: 7 Thesen warum Einkauf und Organisationsentwicklung (EK-OE) zusammenpassen.

Ich hoffe ich konnte Ihnen die Vorteile von EK-OE anschaulich vermitteln und ich freue mich auf Ihre Kommentare oder über eine Privatnachricht.

Herzliche Grüße

Markus Kruse

Ich bin systemischer Organisationsberater und starte gerne aus dem Einkauf. Viele Jahre habe ich als Einkaufsleiter gearbeitet und ich kenne die Herausforderungen und Potentiale.

Was ich berate, habe ich selbst erlebt!

Gemeinsam mit dem Einkauf haben Sie das Potential Ihr gesamtes Unternehmen weiterzuentwickeln. Viele Prozesse laufen im Einkauf zusammen und Sie haben einen repräsentativen Moment in der Wertschöpfungskette.

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